従業員の車を会社が借り上げる「マイカー借り上げ制度」のメリットと規定の作り方

👇 調べたい項目をタップして詳細をチェック 👇

車両借り上げとは？マイカーを会社で使う制度の基本

会社が営業活動などで車を必要とする際、自社で車両を購入・リースするのではなく、従業員が所有している自家用車を業務に使用してもらうことを「車両借り上げ」と呼びます。

この制度では、単に車を使ってもらうだけでなく、業務使用によって発生する車の消耗や経費に対して、会社側が一定の金銭を支払うのが一般的です。そもそも「車両借り上げとは」何かを正しく理解し、曖昧な運用を避けることが、のちの労使トラブルを防ぐ第一歩となります。

具体的に、業務でマイカーを使用した従業員に対して支払われる手当のことを「車両 借り上げ 手当」と呼びます。車両 借り上げ 手当 とは、ガソリン代や高速代といった都度の実費精算とは別に、車の消耗費や保険料の一部負担として毎月定額（または距離に応じた額）で支給される手当のことです。

設立間もない新設法人や、個人事業主から法人成りしたばかりの企業では、金融機関の信用が十分でなく、法人ローンやクレジットカードの審査に落ちて社用車が買えないというケースも少なくありません。このような場合、従業員のマイカーを借り上げる仕組みは、事業をスピーディーに立ち上げるための現実的かつ強力な選択肢となります。

ただし、従業員の車を利用するからといって、管理を放棄してよいわけではありません。会社として業務に車を使用させる以上、運行管理や安全管理の責任が伴います。自社所有の車であってもマイカー借り上げであっても、社用車運用のルール策定と不正利用の防止に向けた規定作りは必須です。

特に経理部門にとっては、車両に関連する費用の処理は毎月の悩みの種です。従業員が立て替えたレシートの確認や、私的利用と業務利用の切り分けなど、制度が整備されていないと無駄な確認作業が山積みになってしまいます。次章では、この制度がもたらす恩恵と、注意すべきリスクについて詳しく見ていきましょう。

会社が従業員の車を借り上げるメリットと借り上げ車両デメリット

マイカー借り上げ制度は、企業にとって財務面でのメリットが大きい一方で、運用を間違えると重大なリスクを抱え込む諸刃の剣でもあります。自社に導入すべきかを判断するために、まずは会社と従業員双方の視点からメリットとデメリットを整理しておきましょう。

最大のメリットは、何と言っても圧倒的なコスト削減効果です。営業車を1台導入するとなれば、車両本体価格だけでなく、月々の駐車場代や任意保険料、車検費用など多額の固定費が発生します。これらを変動費（手当や実費精算）に切り替えられる点は、資金繰りに余裕を持たせたい経営者にとって非常に魅力的です。

一方で、借り上げ 車両 デメリットとして最も注意すべきは、業務中の交通事故における責任分解点の曖昧さです。業務中に従業員が事故を起こした場合、原則として会社にも「使用者責任」や「運行供用者責任」が問われます。もし従業員が任意保険に加入していなかったり、業務使用が保険の適用外となっていたりすると、会社が巨額の損害賠償を被る恐れがあります。

また、日常的な業務面でのデメリットも見逃せません。出張や外回りで高速道路や有料道路を利用した際、ETCの立て替え精算が頻発します。高速代や交通費の会社負担ルールを明確にしておかないと、「休日に利用した高速代まで請求されているのでは？」といった疑心暗鬼を生み、経理と現場の摩擦に発展しがちです。

こうした借り上げ車両デメリットを最小限に抑えるためには、マイカーを業務使用する際の条件（任意保険の加入義務、補償額の指定など）を就業規則や規程で厳格に定めるとともに、経費精算の仕組みをデジタル化・自動化することが不可欠となります。

車両借り上げ料相場と手当の計算方法・給与課税の注意点

制度を導入する際、最も経営者や人事担当者を悩ませるのが「手当の金額をいくらに設定するか」そして「どのように税務処理を行うか」という問題です。金額が少なすぎれば従業員の不満につながり、多すぎれば会社の負担が膨れ上がるだけでなく、税務調査で指摘を受けるリスクも高まります。

一般的な車両 借り上げ 料 相場（車両 借り上げ 手当 相場）は、月額15,000円〜30,000円程度に設定している企業が多く見られます。この金額には、車両の減価償却費相当額、自動車税、車検代、保険料などの一部負担が含まれるという考え方です。ただし、車の排気量や月間の走行距離によって消耗度合いは異なるため、一律ではなく条件に応じて変動させるケースもあります。

適切な車両 借り上げ 料 計算の方法としては、主に「月額固定制」と「距離比例制」の2パターンが存在します。

そして、経理担当者が最も注意しなければならないのが「車両 借り上げ 料 給与」としての税務上の取り扱いです。実は、会社が支給する車両借り上げ手当は、原則として給与所得として課税対象（所得税・住民税がかかる）になります。実費精算である「非課税の通勤手当や旅費交通費」とは明確に区別して給与計算を行わなければ、税務署から源泉徴収漏れを指摘されることになります。

一方で、業務で使用したガソリン代や高速道路料金は「旅費交通費」として経費処理が可能です。しかし、従業員が個人の現金やクレジットカードで立て替えた場合、月末に大量の領収書を経理に提出することになり、双方に多大な事務負担が発生します。さらに、インボイス制度対応と高速代の立替精算においては、従業員が持ってきたレシートが適格請求書の要件を満たしているか、登録番号はあるか等を1枚ずつ確認する地獄のような作業が待ち受けています。

こうした「立替精算の現金地獄」や「インボイス確認の手間」を一掃する最適な解決策が、会社名義の法人ETCカードやガソリンカードを従業員に貸与することです。会社に直接請求が来る仕組みを作れば、従業員は現金を立て替える必要がなくなり、経理もカード会社の利用明細データを取り込むだけで経費処理が完結します。法人ETCカードの導入は、マイカー借り上げ制度をスムーズに運用するための必須アイテムと言っても過言ではありません。

とはいえ、「設立したばかりでクレジット審査に通らない」「過去に審査に落ちてしまった」と悩む経営者の方も多いでしょう。そんな場合は、クレジット審査なしで発行できる協同組合系のETCカードを活用するのが最も確実でスピーディーな方法です。

労使トラブルを防ぐ！自家用車借り上げ規程の作り方と必須項目

会社が従業員の車を借り上げる際、口約束や曖昧なルールのまま運用をスタートさせるのは非常に危険です。「ガソリン代はどうするのか」「事故が起きたら誰が責任を取るのか」といった認識のズレが、後に大きな労使トラブルへと発展するケースが後を絶ちません。

こうした事態を未然に防ぐため、制度を導入する際は必ず「自家用 車 借り上げ 規程（または車両管理規程の特別条項）」を作成し、社内に周知徹底する必要があります。規程が存在することで、会社は不当な責任追及から守られ、従業員も安心して自分の車を業務に使うことができるようになります。

規程を作成する上で最も重要なのは、会社と従業員の「責任の境界線」を明確に引くことです。どのような車なら業務使用を認めるのか、手当はどのように計算されるのか、そして万が一のトラブル時にはどのような手順で報告を行うのかを、誰が読んでも誤解のない形で明文化しておきましょう。

自家用 車 借り上げ 規程を整備する過程で、従業員からの反発や疑問の声が上がることも想定されます。そのため、規程をただ一方的に押し付けるのではなく、制度の目的や手当の妥当性について丁寧に説明する機会を設けることが肝心です。

また、規程を作って満足するのではなく、実際の運用が規程通りに行われているかを定期的にチェックする仕組みも必要になります。例えば、社用車運用のルール策定と不正利用の防止に関する知見を活かし、休日の私的なドライブで発生した経費が会社に請求されていないか等を監査する体制を整えることで、健全な制度運用が可能となります。

事故発生時の責任の所在とマイカー業務使用における保険のルール

会社 車 借り上げにおいて経営者が最も恐れるべきは、業務中の交通事故です。どれだけ安全運転を心掛けていても、車を運転する以上、事故のリスクをゼロにすることはできません。

万が一、従業員が業務中にマイカーで第三者に損害を与えてしまった場合、被害者からすれば「会社の仕事をしている最中に起きた事故なのだから、会社にも責任がある」と考えるのが自然です。法律上も、民法上の使用者責任や自動車損害賠償保障法に基づく運行供用者責任が会社に及ぶ可能性が極めて高くなります。

この時、従業員個人の任意保険を使って賠償を行うことになりますが、問題は「従業員の保険が業務使用に対応していない場合」や「従業員が自身の保険を使うことを拒否した場合」です。個人の保険を使うと、翌年からの保険料（等級ダウンによる割増分）が大幅に跳ね上がります。この増額分を誰が負担するのかで、会社と従業員が激しく対立するケースが非常に多いのです。

こうした保険適用のトラブルを避けるためには、規程において「業務中の事故によって従業員の任意保険を使用した場合、等級ダウンによって生じる保険料の差額は会社が〇年間補填する」といった明確なルールを定めておくのが効果的です。これにより、従業員は安心して自分の保険を使うことができ、初動の事故対応が遅れる事態を防ぐことができます。

また、従業員自身が事故で負傷してしまった場合は、労災保険の対象となります。マイカーでの移動中であっても、それが業務命令に基づく適正なルートでの移動であれば労災が認められますが、寄り道や私的な用事を済ませている最中だと労災が下りない可能性があります。運行ルートの報告や管理の仕組みを整えておくことも、事故時のスムーズな対応に直結します。

このように、車両借り上げ制度の運用にはリスク管理の観点が欠かせません。事故時の対応フローをフローチャート化してダッシュボードに常備させるなど、いざという時に従業員がパニックにならずに適切な対応が取れるような工夫をしておくことが、結果的に会社を守ることにつながります。

インボイス対応と立替精算の負担を激減させる最強の運用術

マイカー借り上げ制度を運用していく中で、経理部門から最も大きな不満の声が上がるのが「経費精算の煩雑さ」です。従業員が日々の外回りで支払ったガソリン代やコインパーキング代、そして高速道路の料金を月末にまとめて現金で立替精算するフローは、会社にとっても従業員にとっても多大なストレスとなります。

特に高速道路の利用が多い営業担当者の場合、手元から数万円単位の現金が一時的に消えることになり、給料日前の家計を圧迫しかねません。さらに、経理担当者は提出された山のような領収書を1枚ずつ確認し、日付や金額、走行ルートが適切かどうかをチェックするという地道な作業を強いられます。

ここに追い討ちをかけているのが、インボイス制度の導入です。立替精算を行う場合、従業員が受け取ってきた領収書やレシートが「適格請求書」の要件を満たしているか、登録番号が記載されているかを厳密に確認しなければ、会社として消費税の仕入税額控除を受けることができません。

インボイス制度対応と高速代の立替精算の負担軽減は、今や多くの企業にとって急務の課題となっています。高速道路の料金所で受け取るレシートや、ETC利用照会サービスからダウンロードした利用証明書を一枚一枚チェックしてインボイスの要件を確認する作業は、まさに経理泣かせの業務と言えるでしょう。

特に高速道路の利用に関しては、法人ETCカードの導入が絶大な効果を発揮します。高速代や交通費の会社負担ルールを規程で定めた上で、マイカーを使用する従業員に会社名義のETCカードを貸与すれば、立替精算の手間は完全に消滅します。土日や深夜の利用履歴もWeb上で簡単にチェックできるため、私的利用の牽制にもなり一石二鳥です。

しかし、新設法人や個人事業主の場合、「クレジットカード機能付きの法人ETCカードは審査が厳しくて作れない」という壁にぶつかることがよくあります。法人ローンやクレジットカードの審査に落ちた経験がある経営者様でも、クレジット機能を持たない「ETC専用カード」であれば問題なく発行が可能です。

協同組合が発行している法人ETCカードは、過去の決算書や個人の信用情報を問われるクレジット審査がないため、創業直後でもスムーズに導入できます。マイカー借り上げ制度とセットでこのETCカードを導入することが、管理部門の負担を最小化するスマートな経営戦略と言えます。

まとめ：会社と従業員を守る制度構築と経理業務の効率化

ここまで、従業員の自家用車を業務で使用する「マイカー借り上げ制度」について、そのメリットやデメリット、規程の作り方、手当の相場、そしてインボイス対応に至るまで詳しく解説してきました。車両の購入費や維持費を大幅にカットできるこの制度は、特に創業期や成長期の企業にとって非常に有効な選択肢です。

しかし、制度の恩恵を最大限に受けるためには、事前のルール作りが欠かせません。「誰が、どの車を、どのような条件で使うのか」「事故時の責任と保険の等級ダウンの補填はどうするのか」といったデリケートな問題を、自家用車借り上げ規程としてしっかりと明文化しておくことが、会社と従業員双方を守る強固な盾となります。

そして、規程の整備と同じくらい重要なのが、現場と経理部門の事務負担を増やさないための仕組み作りです。せっかく車両コストを削減できても、毎月の立替精算やインボイスの確認作業で社員が疲弊してしまっては、見えない人件費が垂れ流しになるだけです。

手当の給与計算を正確に行うことはもちろん、日々の変動費である高速代やガソリン代については、可能な限り現金立替を排除し、会社への直接請求へと切り替える運用を目指してください。大ボス記事である法人ETCカードおすすめ比較でも解説している通り、決済をデジタル化・法人化することが、真の業務効率化への近道です。

もしあなたの会社が「まだ法人用クレジットカードを作れるほどの実績がない」「過去に審査で落ちてしまった」という状況であれば、クレジット審査なしで確実に作れる協同組合系の法人ETCカードを活用しましょう。制度のルール整備と、便利な決済ツールの導入を両輪で進めることで、ストレスのない強固な経営体制を築き上げてください。

会社が従業員の車を借り上げる「マイカー借り上げ」に関するまとめ

• 会社が従業員の自家用車を業務に使用させる仕組みが車両借り上げだ
• 車両の購入費用や駐車場代などの初期投資および固定費を大幅に削減できる
• 会社側での車検やメンテナンスの手配といった車両管理の事務負担が減る
• 従業員は普段から乗り慣れた自分の車を利用できるため運転時の安全性が高まる
• 業務中の事故においては会社にも使用者責任や運行供用者責任が問われるリスクがある
• 従業員の任意保険を利用した際の等級ダウンに伴う保険料増額分の扱いで揉めやすい
• 車両借り上げ手当の相場は月額15,000円から30,000円程度に設定されることが多い
• 手当の計算方法には運用が楽な月額固定制と公平性が高い距離比例制が存在する
• 交通費の実費精算とは異なり借り上げ手当は原則として給与所得となり課税対象となる
• 深刻な労使トラブルを未然に防ぐために自家用車借り上げ規程の作成と周知が必須だ
• 規程には対人・対物無制限の任意保険加入を業務使用の絶対条件として明記する
• 業務中のガソリン代や高速代など変動費に関する会社と従業員の負担区分を明確にする
• 許可を得ていない無断でのマイカー業務使用は禁止し違反時のペナルティを設ける
• インボイス対応や立替精算による経理の負担を劇的に減らすには法人カードの導入が最適だ
• クレジット審査なしで発行できる協同組合の法人ETCカードを活用すれば新設法人でも安心だ

マイカー借り上げ制度の運用に役立つ公的参考資料

• （出典：国税庁『No.2508 給与所得となるもの』）
• （出典：厚生労働省『モデル就業規則』）
• （出典：国税庁『インボイス制度特設サイト』）