複合機の移転・引っ越しにはメーカーの手配が必須？自力で運ぶリスクと手続き

👇 調べたい項目をタップして詳細をチェック 👇

複合機の引っ越し・移動は自力でできる？運搬に伴う大きなリスク

オフィスの移転や同じフロア内での模様替えの際、「引越し費用を少しでも節約したいから」と、社員数名で複合機を持ち上げて運ぼうとするケースが少なからず見受けられます。

キャスターが付いているため、平面の移動であれば簡単そうに思えるかもしれません。

しかし、業務用複合機の運搬を自力で行うことは、専門家の視点から見ると絶対に推奨できないほど危険な行為です。

コピー機の運搬時に分解はNG！精密機器ゆえの故障リスク

業務用複合機の重量は、一般的なモデルでも100kgから150kg以上あります。

エレベーターのないオフィスや、入り口のドアの幅が狭い場合、なんとか通すために「少しパーツを外して運搬用に分解しよう」と考える方がいます。

しかし、コピー機運搬時の素人による分解は絶対にNGです。

複合機の内部には、極めて繊細なレーザーユニット、多数の給紙ローラー、そして紙にトナーを定着させるための高温の部品がミリ単位の精度で組み込まれています。

一度分解してしまうと、素人の手では元通りに組み立てられないだけでなく、少しの歪みが原因で致命的なエラーを引き起こします。

また、階段を手持ちで運ぶために機体を傾けると、内部に蓄積されているトナー（粉状のインク）が大量に漏れ出し、基板に付着してショートしてしまう危険性が非常に高いのです。

素人の移動作業が招く保証対象外のトラブル

自力での移動を避けるべき最大の理由は、リース契約および保守契約の観点にあります。

現在お使いの複合機がリース契約である場合、その所有権はリース会社にあり、勝手に設置場所を変更することは契約違反にあたる可能性があります。

さらに恐ろしいのは、自力で運搬したことによって発生した故障は、「お客様の過失」とみなされる点です。

通常、カウンター保守契約を結んでいれば修理費用や部品代は無料になりますが、自力運搬による落下や衝撃が原因の故障は、保守契約の適用外となり全額自己負担となります。

基板の交換やユニットの修理となれば、数十万円という請求が来ることも珍しくありません。

このように、目先の移動費用を浮かせようとした結果、かえって膨大な損害を被るリスクが極めて高いのが実情です。

また、古い機種ほど運搬の衝撃に対する耐久性が落ちており、移動させた直後に寿命を迎えてしまうケースもあります。

導入から年数が経過している場合は、コピー機の耐用年数と買い替えタイミングも併せて確認し、高いリスクを冒してまで運ぶ価値があるかを見極めましょう。

ヤマト運輸や佐川急便など一般の配送業者でコピー機は運べるのか

「自力での移動が危険なら、オフィス移転を頼む引っ越し業者や、身近な宅配業者にお願いしよう」と考える担当者の方も多いでしょう。

しかし、実は業務用複合機の運搬は、一般的な荷物と同じようにはいかない事情があります。

ここでは、各種業者の対応状況や、専門業者に依頼した場合の費用相場について解説します。

引っ越し業者や通常の宅配便（ヤマト運輸・佐川など）の対応状況

まず、オフィスのデスクやキャビネットを運んでくれる一般的な引っ越し業者についてです。

引っ越し業者の多くは、大型の業務用複合機を「精密機器」として扱い、基本料金の枠内ではなく「特殊運搬」のオプションとして別料金を設定しているか、あるいは自社での運搬を断り、提携する専門業者へ外注するケースがほとんどです。

引っ越しスタッフは荷運びのプロですが、OA機器のネットワーク設定やメーカーごとの運搬ロック（固定具の設置）に関する知識までは持っていないためです。

次に、ヤマト運輸や佐川急便といった一般の運送業者によるコピー機配送についてです。

家庭用の小さなプリンターであれば通常の宅急便で送ることができますが、業務用複合機の場合は話が別です。

一般的な路線便（トラックでの混載便）では、振動対策が不十分なため、メーカーが運搬を認めていません。

ヤマト運輸の「らくらく家財宅急便」のようなサービスでも、重量制限（多くは100kg未満）に引っかかってしまうか、精密機器であるという理由で引き受けを断られることが一般的です。

そのため、配送を依頼する場合は、エアサスペンションを備えた特殊車両と専門スタッフを手配できる「精密機器輸送サービス」を専門に扱う業者を利用する必要があります。

複合機運搬費用の相場と専門業者が求められる理由

では、コピー機の移動を専門業者やメーカー指定の配送業者に依頼した場合、運搬費用はどれくらいかかるのでしょうか。

同一市内での移動で、かつ段差のない1階から1階への移動であっても、およそ「3万円〜5万円程度」が基本料金の相場となります。

これに加えて、以下のような条件が重なると追加料金が発生し、一気に費用が跳ね上がります。

• エレベーターがなく、階段を使っての手上げ・手下げ作業が必要な場合（数万円追加）
• クレーン車を使用して窓から搬入出する必要がある場合（5万円〜追加）
• 移動距離が他県など遠方に及ぶ場合（距離に応じたチャーター料金）
• 移転先での初期設定やネットワーク接続作業を依頼する場合

状況によっては、運搬費用だけで10万円を優に超えるケースも珍しくありません。

専門業者が求められる理由は、単に重いものを運ぶ力があるからだけではなく、事前のパーツ固定、水平を保った搬送技術、そして移転先での迅速な再稼働を保証する技術力があるからです。

もし、現在使っている複合機が頻繁にトラブルを起こしているなら、高いお金をかけて運ぶメリットがあるのか冷静に考える必要があります。

特に大事な業務中に限って止まるような状態なら、古い複合機の紙詰まりや故障のサインかもしれません。

高額な運搬費用を支払って古い機械を使い続けるよりも、移転を機に新しい機種へ入れ替える方が、長期的なコストと業務効率の面で得策となる場合が多いのです。

富士フイルム（旧ゼロックス）やリコーなどメーカー別・引っ越し手続きのポイント

複合機の移転において、物理的な運搬と同じくらい重要なのが「書類上の手続き」と「保守体制の引き継ぎ」です。

国内シェアの高い富士フイルムビジネスイノベーション（旧富士ゼロックス）やリコー、キヤノンなどの複合機を利用している場合、メーカーごとのルールに則った手続きを怠ると、深刻な業務停止リスクを招きます。

ここでは、リース契約中の複合機を移転する際に忘れてはならない手続きのポイントを解説します。

リース契約中の複合機を移転する際の必須手続き

リースで複合機を導入している場合、オフィスが引っ越しをする際には必ず「設置場所変更手続き」が必要です。

勝手に移転先に運び込んで使い始めると、リース会社との契約違反になるだけでなく、毎月の請求書や重要書類が旧住所に届いてしまい、トラブルの原因となります。

さらに重要なのが、メーカーの保守ネットワークに関する手続きです。

大手メーカーの保守サービスは、全国を細かなエリアに分けて担当のサービス拠点やエンジニアを配置しています。

他県や違う市区町村へ引っ越しをする場合、旧オフィスの担当拠点から、新オフィスの担当拠点へと顧客情報を引き継ぐ作業が発生します。

この引き継ぎ手続きをしていないと、移転先で紙詰まりや故障が起きた際、サービスマンを呼んでも「管轄外ですので対応できません」と断られ、業務が完全にストップしてしまう恐れがあります。

移転が決まったら、最低でも引っ越しの1ヶ月前には、必ず保守担当窓口およびリース会社へ連絡を入れましょう。

メーカーによっては、自社の認定業者以外が運搬した複合機の保守契約を打ち切る規定を設けていることもあるため、運搬業者の手配も含めて事前に相談するのが最も確実です。

古いコピー機の移動費用が高額なら買い替えの検討を

メーカーに指定の運搬業者を手配してもらい、安全に移転できる準備が整ったとしても、最後に見直すべきポイントがあります。

それは、「移転費用を含めたトータルコスト」です。

先述の通り、複合機の引っ越しには数万円から十数万円の費用がかかります。さらに、新オフィスでの配線工事やネットワーク設定費用も加算されます。

もし、現在の複合機を使っていて「毎月のカウンター料金が高い」「トナー代の負担が重い」と感じているなら、移転は絶好の見直しタイミングです。

高い移動費用を払ってまで割高なランニングコストの旧機種を使い続けるより、移転のタイミングでリース契約を新しく巻き直し、最新の省エネ・低コスト機種を導入した方が、結果的に会社の利益に貢献します。

実際のコスト削減効果については、カウンター料金の相場や、トナー代などを含めたランニングコストの見直しの記事も参考にしてみてください。

新規導入であれば、多くの販売店が「初期設定・搬入設置費用の割引」を行っており、引っ越しのドタバタの中で面倒な手配を一本化できるという大きなメリットもあります。

どのような最新機種が自社に合っているのか知りたい方は、法人向け複合機リースおすすめ比較の情報をチェックして、最適な選択肢を探してみましょう。

複合機の引っ越し後に待つ壁！新オフィスでのネットワーク設定と再構築

複合機の移転において、物理的な運搬が無事に終わったからといって安心するのは非常に危険です。

多くの担当者が盲点としがちなのが、新オフィスでの「ネットワーク環境の再設定」という目に見えない大きな壁の存在です。

重たい機械を指定の場所に置いただけでは、当然ながら印刷もスキャンも機能しません。

IPアドレス変更とスキャン設定の手間

複合機を新しいオフィスのネットワークに接続するためには、ルーターやスイッチングハブの環境に合わせて、適切なIPアドレスを割り振り直す必要があります。

旧オフィスで固定IPアドレスを使用していた場合、移転先のインターネット回線やプロバイダ、ルーターの仕様が変わると、そのままではパソコンと通信ができなくなります。

特に、スキャンしたデータを特定のパソコンのフォルダに直接送る「SMB送信」や、メールで送信する機能を多用しているオフィスでは深刻な問題が発生します。

ネットワークのセグメントが変わると、これまで設定していた宛先パスがすべて無効になり、従業員全員のパソコンから複合機を見つけられなくなってしまうのです。

移転翌日の朝、大事な会議の資料を印刷しようとしたら「プリンターが見つかりません」というエラーが頻発する光景は、移転トラブルの典型例と言えます。

ネットワーク設定を業者に依頼すると追加費用が発生

このようなネットワーク設定を社内の素人が手探りで行うと、膨大な時間を浪費するだけでなく、オフィスのネットワーク全体に不具合を引き起こすリスクがあります。

そのため、複合機の運搬を依頼する専門業者やメーカーに対して、設置後の初期設定やパソコンへのプリンタードライバーの再インストール作業も併せて依頼するのが一般的です。

しかし、この設定作業は「運搬費用」とは別に「ネットワーク設定費」として請求されることがほとんどです。

パソコン1台につき数千円、スキャン設定の再構築を含めると、従業員が10名程度の小規模オフィスであっても、設定費用だけで数万円の追加出費を覚悟しなければなりません。

運搬費用の数万円〜十数万円に設定費用が上乗せされると、古いコピー機を移動させるためだけに、驚くほど高額なコストがかかる計算になります。

もし、現在の複合機をすでに数年間使用しており、印字のかすれや異音などの前兆があるなら、多額の費用をかけて移転させるべきか再考する余地があります。

このようなタイミングでの判断基準については、コピー機の耐用年数と買い替えタイミングを参考に、自社の機械が寿命を迎えていないかチェックしてみることを強くおすすめします。

オフィスの移転・引っ越しはランニングコストを見直す絶好のタイミング

複合機の引っ越しには、運搬費用やネットワーク設定費用など、目に見える形での多額の初期出費が伴います。

しかし、経営者や経理担当者にとって本当に恐ろしいのは、移転後も毎月かかり続ける「高額なランニングコスト」を見過ごしてしまうことです。

オフィス移転という大きな環境変化は、普段は意識しにくいコピー機の維持費を劇的に削減する最高のチャンスでもあります。

古い複合機のカウンター料金は割高になっている可能性大

現在使用している複合機を導入した際、どのような基準でカウンター料金（1枚印刷するごとに発生する課金）の契約を結んだか覚えているでしょうか。

数年前に契約したまま放置されている場合、当時の市場相場が適用されており、現在の相場と比較して非常に割高な料金を毎月支払い続けている企業が後を絶ちません。

複合機の業界は価格競争が激しく、最新機種になるほど省エネ性能が高まり、メーカー側の保守コストも下がるため、カウンター料金は年々安くなる傾向にあります。

「まだ動くから」という理由で古いコピー機を高い費用をかけて新オフィスへ運び、割高なカウンター料金を毎月払い続けるのは、財務上大きなマイナスです。

特にカラー印刷が多いオフィスでは、1枚あたりの単価が数円違うだけで、年間数万円から十万円単位のコスト差が生じます。

現状の料金が適正かどうか不安な方は、ぜひ一度カウンター料金の相場とコスト削減の記事を確認し、自社の請求書と照らし合わせてみてください。

新規導入時の「移転サポート」を活用してコスト削減

移転を機に新しい複合機のリース契約を検討することには、大きな財務的メリットがあります。

多くの優良なOA機器販売店では、自社で新規契約をしてくれる企業に対して、新オフィスへの「搬入設置費用」や「ネットワーク初期設定費用」を大幅に値引き、あるいは無料にするキャンペーンを行っています。

つまり、古い機械の引っ越しに10万円を支払うくらいなら、その費用をゼロにして最新機種を導入し、毎月のランニングコストも下げた方が、中長期的に見て圧倒的に得をするのです。

もし現在のリース契約に残り期間があったとしても、販売店によっては残債を組み込んでリースを巻き直す提案をしてくれる場合もあります。

目先の運搬費用だけでなく、トナー代や保守費用を含めたランニングコストの見直しを行うことで、オフィス移転に伴う多額の出費をスマートにカバーすることが可能になります。

高額な移動費用を払う前に！移転時の負担を劇的に下げる賢い選択肢

ここまで、業務用複合機を引っ越しさせる際のリスクや、メーカー手続きの煩雑さ、そして想定外に膨らむ運搬・設定費用について詳しく解説してきました。

自力で運ぶことによる致命的な故障リスクを避けるためには、専門業者への依頼が必須ですが、それには相応のコストがかかります。

だからこそ、オフィスの移転は「既存のコピー機を無理して使い続けるべきか」を根本から問い直す絶好の機会なのです。

古い機械の移転はトラブルの温床になりやすい

機械というものは、長年同じ場所に置かれて馴染んでいた状態から、物理的な振動を与えられ、環境が変わることで急に不調をきたすことがよくあります。

新オフィスで心機一転、業務をスタートしようとした矢先に、運搬のダメージが蓄積した古い複合機が頻繁に紙詰まりを起こすようでは、業務効率は著しく低下し、従業員のストレスも限界に達します。

引っ越し後に修理依頼が急増し、結果的に「やっぱり買い替えておけばよかった」と後悔するケースは枚挙にいとまがありません。

もし現在の複合機が、すでに何度か修理を呼んでいるような状態なら、迷わず新しい機種への切り替えを検討すべきです。

そのようなストレスフルな環境から抜け出すためのヒントは、古い複合機の紙詰まり・故障からの買い替え誘導に関する情報をまとめた記事でも詳しく解説していますので、併せてご覧ください。

移転を機に最適な機種と業者を選ぶには

複合機の移転は、単に荷物を運ぶだけの作業ではなく、企業のITインフラを再構築する重要なプロジェクトの一部です。

自力運搬のリスクを避け、専門業者に高額な費用を払う前に、まずは「新規導入した場合のトータルコスト」を見積もってみることを強くお勧めします。

現在では、初期費用を極限まで抑え、スピーディーに最新機種を設置してくれる優良なサービスが多数存在します。

自社に最適な機種選びや、優良なリース業者の比較については、法人向け複合機リースおすすめ比較の情報を活用し、移転後のオフィスにふさわしい最良のパートナーを見つけてください。

引っ越しのバタバタで時間がない中、面倒な手続きから運搬、設置、初期設定までをすべて任せられ、さらに毎月のランニングコストまで下がるのであれば、これほど合理的な選択はありません。

オフィスの新天地での業務を快適にスタートさせるためにも、まずはプロフェッショナルによる無料の提案を受けてみてはいかがでしょうか。

【まとめ】複合機の引っ越しで失敗しないための重要ポイント

• 複合機の自力運搬は重大な故障やトナー漏れの原因となる
• 自力運搬による破損は保守契約の保証対象外となる
• 精密機器のため通常の引っ越し業者では特殊オプション扱い
• 一般の路線便や宅配業者では振動対策が不十分で運搬できない
• 安全な移動には専用車両を持つ専門業者の手配が必須
• 専門業者による運搬費用は同一市内の移動でも数万円かかる
• 階段作業やクレーン搬入が加わるとさらに費用が高騰する
• リース契約中の機体は事前の設置場所変更手続きが必要
• 管轄エリアが変わる移転では保守拠点の引き継ぎ手続きも必須
• 移転手続きを忘れると新オフィスでの修理対応が受けられない
• 物理的な移動後には新環境用のネットワーク再設定が必要
• 業者へのIPアドレスやスキャン設定の依頼は別料金となる
• 高額な移転費用を払う前に現状のランニングコストの確認が重要
• 移転は割高な（カウンター料金）を見直す絶好のタイミング
• 古い機種を運ぶより新規リースで『移転サポート』を活用する方が得

【参考資料】複合機の適正利用・リース契約に関する公的情報

記事の論拠となる専門的・公的なガイドラインおよびデータです。複合機の買い替えやリース移転を検討する際の一次情報としてご参照ください。

• （出典：国税庁『No.2100 減価償却のあらまし・法定耐用年数』）
• （出典：独立行政法人中小企業基盤整備機構『J-Net21 中小企業向けビジネス支援情報』）
• （出典：一般社団法人ビジネス機械・情報システム産業協会『JBMIA オフィス機器の基準・ガイドライン』）