1台の複合機で電話とFAXの2回線を使い分ける設定方法とメリット とは？

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複合機で電話とFAXの2回線を使い分けるメリットと基本的な仕組み

オフィスを立ち上げる際や、通信費の見直しを行う際に多くの方が悩むのが「電話用とFAX用で回線を分けるべきか、それとも1つにまとめるべきか」という問題です。結論から言うと、ビジネス用途においてはある程度の規模になれば電話とFAXの2回線を個別に契約し、それを1台の複合機で使い分ける構成が非常に効率的です。

昔ながらの家庭用FAX電話機のように1つの回線で電話もFAXも受ける設定（自動鳴り分け）もありますが、業務中にFAXの受信が始まるとその間は電話をかけたり受けたりすることができなくなります。大切なお客様からの電話を取り逃がしてしまうリスク（機会損失）は、企業にとって致命的になりかねません。

そこで、電話回線（音声通話用）とFAX回線（データ通信用）の2回線を用意し、ビジネス複合機のFAXポートに専用回線を引き込むことで、通話中であっても同時にFAXの送受信が可能になります。これにより、日々の業務が滞ることなくスムーズに進行します。

通信費の基本料金が2回線分かかるという懸念点はありますが、近年では光回線のオプション（ひかり電話の追加番号サービスなど）を利用することで、月額数百円程度のわずかな負担で2つ目の番号を取得することが可能です。

また、回線設定を見直すタイミングは、オフィスの通信環境全体を最適化する絶好のチャンスです。もし現在お使いのOA機器が古く、FAXの送受信エラーが頻発しているようであれば、機器自体の寿命が近づいているサインかもしれません。コピー機の耐用年数や買い替えタイミングについては、コピー機の耐用年数と買い替えタイミングもあわせて確認しておきましょう。

さらに、1台の高機能なビジネス複合機に集約することで、トナー代やメンテナンス費用といったランニングコストの管理も劇的にラクになります。ただし、契約するリース会社や保守プランによっては、かえって割高になってしまうケースもあるため、事前の見積もり比較が欠かせません。全体のコスト見直しについては、トナー代や保守費用を含めたランニングコストの見直しの記事も参考に、自社に最適なプランを検討してください。

紙代とカウンター料金を劇的に削減！2in1印刷（2アップ）とは？やり方と活用法

オフィスの経費削減を考える上で、絶対に避けて通れないのが「印刷コスト」の問題です。特に、月間の印刷枚数が多い企業では、毎月のカウンター料金や用紙代が経営の重荷になることが多々あります。

そこでおすすめしたいのが、複合機の標準機能として備わっている「2in1印刷」の活用です。そもそも2in1 印刷とは、2ページ分の原稿を縮小して1枚の用紙に割り付けて印刷する機能のことです。業界用語やプリンターのドライバー設定画面では「2アップとは」と呼ばれることもあり、基本的には同じ意味を指しています。

この機能を社内に浸透させるだけで、単純計算で用紙の使用量を半分に減らすことができます。また、多くのリース契約において、1枚印刷するごとに課金される「カウンター料金」も、2ページ分のデータを1枚の用紙に出力すれば「1カウント」として計算されるため、印刷コストを大幅にカットすることが可能です。コスト削減の具体的な考え方については、カウンター料金の相場とコスト削減の記事でも詳しく解説していますので、併せてご覧ください。

印刷 2アップ やり方と具体的な設定手順

ここでは、一般的なビジネス複合機（Windowsパソコンからの操作）を例に、印刷2アップやり方の基本ステップを解説します。操作は非常にシンプルですので、今日からすぐに実践できます。

社内会議の配布資料や、自分用の確認用テストプリントであれば、この2in1印刷（2アップ）で十分なケースがほとんどです。ただし、文字サイズが元の約70％に縮小されるため、契約書や細かい図面など、正確な読み取りが必要な書類には不向きですので注意が必要です。

2in1 コピー 免許証など本人確認書類の裏表をまとめるテクニック

パソコンからの印刷だけでなく、複合機のガラス面（原稿台）を使ったコピー操作でも「2in1」は大活躍します。特に総務や経理、人事担当者がよく行うのが、「2in1 コピー 免許証」など、表と裏がある小さなカードサイズの書類を1枚の用紙（A4など）にまとめる作業です。

通常、免許証の表をコピーした後、裏面をコピーするために用紙を手差しトレイに戻し、位置を調整して再印刷…という面倒な作業をしている方も多いのではないでしょうか。この方法だと、用紙が中で詰まってしまうリスクも高まります。

複合機の操作パネルから「2in1」や「カードコピー」「IDカードコピー」といった専用機能を選択すれば、ガラス面の所定の位置に免許証を置いて「スタート」、裏返して再度「スタート」を押すだけで、自動的に上下または左右に並べて1枚の用紙に美しくコピーしてくれます。用紙の節約になるだけでなく、ファイリングの手間も省けるため、非常に実用的なテクニックです。

業務効率化の鍵！複合機の連続スキャン機能と両面印刷の活用術

オフィスのデジタル化やペーパーレス化を進める上で、複合機の「スキャン機能」は中心的な役割を果たします。数十ページにも及ぶ契約書や提案書をデータ化する際、一枚ずつガラス面（原稿台）に置いてスキャンしていては、いくら時間があっても足りません。

ここで活躍するのが、複合機の上部についている「ADF（自動原稿送り装置）」を活用した「複合機 スキャン 連続 読み込み」機能です。原稿の束をまとめてセットし、ボタンを一度押すだけで、高速かつ自動的に連続スキャンを行い、1つのPDFファイルとして保存してくれます。

しかし、ここで現場の大きな悩みとなるのが「紙詰まり」です。大量の書類を連続で読み込ませようとした際、ホッチキスを外し忘れたり、湿気を吸った古い用紙が混ざっていたりすると、ローラー部分で紙詰まりを起こしてしまいます。特に、導入から年数が経過し、給紙ローラーが劣化している古い複合機では、このトラブルが頻発し、イライラが募る原因となります。あまりにも紙詰まりが繰り返される場合は、業務効率を著しく低下させている証拠ですので、古い複合機の紙詰まり・故障からの買い替えを検討するタイミングと言えるでしょう。

スキャン 2 枚 を1 枚に まとめる方法（リコー等主要メーカーの例）

スキャン機能においても、コピーと同様に複数の原稿を1枚の画像（PDFページ）に集約する機能があります。例えば、「スキャン 2 枚 を1 枚に リコー」製の複合機で行う場合、操作パネルの「スキャン設定」や「原稿設定」の中から「集約」あるいは「2in1」を選択します。

この機能を使うと、A4サイズの原稿2枚を連続で読み込ませた結果が、見開きのA3サイズ1ページ、あるいはA4サイズ1ページ（縮小された状態）のデータとして保存されます。本や冊子を見開き状態でスキャンしたい場合や、複数の関連するメモ書きを1つの画面で一覧できるようにデータ化したい場合に非常に便利です。

コピー機 2枚 を1枚に両面 印刷して究極のコスト削減を実現

これまで紹介してきた「2in1（2アップ）」の機能と、「両面印刷」の機能を掛け合わせることで、究極のコスト削減と資料のスリム化が実現します。つまり、「コピー機 2枚 を1枚に両面」で出力するというアプローチです。

例えば、4ページ分の会議資料がある場合、表面に1ページ目と2ページ目（2in1）、裏面に3ページ目と4ページ目（2in1）を印刷するように設定します。これにより、本来4枚の用紙が必要だった資料が、たった1枚の用紙に収まることになります。用紙代は単純に4分の1になり、保管スペースも大幅に削減できます。

分厚いマニュアルの印刷や、大量の社内向け通達書類などを印刷する際には、この「2in1 ＋ 両面印刷」の組み合わせを標準ルールとして社内に周知することで、年間を通じてかなりの金額の経費削減が見込めます。

このように、複合機の持っている機能をフル活用することで、通信費、用紙代、カウンター料金といった様々なオフィスの経費を見直すことができます。しかし、どんなに設定を工夫しても、古い機器自体のリース料金が高止まりしていたり、頻繁な故障で修理待ちの時間が生じてしまっては本末転倒です。自社の使い方に合った最適な機器を選ぶための全体像については、ぜひ法人向け複合機リースおすすめ比較のメイン記事もチェックして、長期的な視点でのコストダウンを図ってください。

もし、「今のリース料金が適正かわからない」「起業にあたって初期費用をなるべく抑えたい」「とにかくスピーディに新しい複合機を導入して業務を安定させたい」とお悩みであれば、一度プロに無料見積もりを依頼してみるのが一番の近道です。

古い複合機の紙詰まりや不具合が引き起こす見えない業務コスト

オフィスで日々発生するトラブルの中で、最も従業員のストレスとなるのが「使いたい時にコピー機が動かない」という事態です。特に、大事な商談や役員会議の直前に限って発生する紙詰まりは、業務の進行を大きく妨げます。

先ほど解説した「複合 機 スキャン 連続 読み込み」を行う際にも、古い機器ではADF（自動原稿送り装置）のゴムローラーが摩耗しているため、複数枚の原稿を一度に吸い込んでしまう「重送」や、途中で紙がクシャクシャに詰まるトラブルが頻発します。紙詰まりを取り除くために内部のカバーを開け、熱くなった定着ローラーの隙間から破れた紙片を引っ張り出す作業は、本来やるべき業務の時間を大きく奪ってしまいます。

こうしたトラブルが月になんども起きる場合、目に見える修理代以上に従業員の人件費やモチベーション低下という「見えないコスト」が経営を圧迫していることに気づかなければなりません。機器の不調をごまかしながら使い続けることは、結果的に大きな損失を生み出しているのです。

部品の経年劣化によるエラーが続くようであれば、それは修理の限界が近づいているサインかもしれません。メーカーの部品保有期間も限られているため、ある日突然「修理不可」を宣告されるリスクも潜んでいます。このような事態を避けるためにも、古い複合機の紙詰まり・故障からの買い替えの兆候を見逃さないことが重要です。

一般的に、ビジネス用途で毎日稼働しているOA機器には、明確な寿命が存在します。法定耐用年数は5年と定められており、物理的な寿命も概ね5〜7年、あるいは総印刷枚数が300万枚〜500万枚に達した時点がひとつの目安となります。現在のリース契約期間や導入時期を確認し、適切な入れ替え時期を見極めるには、コピー機の耐用年数と買い替えタイミングを参考に計画を立てておくと安心です。

起業やオフィス移転時に必須となるランニングコストの抜本的な見直し

新しいオフィスを立ち上げる際や、事業拡大に伴う移転のタイミングは、これまで当たり前のように支払っていた経費を根本から見直す最大のチャンスです。特に通信費と印刷関連のコストは、毎月必ず発生する固定費であるため、初期の契約内容が将来的な利益を大きく左右します。

本記事の前半で触れたように、1台の複合機で電話とFAXの2回線を使い分ける構成（複合機 2回線運用）を構築する場合、通信回線の引き込みやビジネスフォンとの連携など、初期設定がやや複雑になります。しかし、これを移転や起業のタイミングで一括してプロに任せることで、後から配線をやり直す無駄な工事費を防ぐことができます。

また、毎月のランニングコストを抑えるためには、機器本体のリース料金だけでなく「カウンター料金」の交渉が不可欠です。カウンター料金とは、モノクロ1枚〇円、カラー1枚〇円というように、印刷するごとに発生する保守・トナー代を含んだ従量課金のことです。この単価をいかに安く抑えるかが、長期的な経費削減の鍵を握ります。

リース契約の更新時期が近づいている場合は、既存の業者にそのまま更新を依頼するのではなく、必ず他社の条件と比較検討してください。相場を知らないまま契約を延長してしまうと、知らず知らずのうちに割高な料金を支払い続けることになります。具体的な相場感については、カウンター料金の相場とコスト削減の記事で詳しく比較しています。

さらに、保守契約の形態によってもトータルコストは大きく変動します。トナーカートリッジの交換費用が含まれているのか、修理時の部品代や出張費はどうなるのか、細部まで契約書を読み解く必要があります。目先のリース代が安くても、保守費用が別枠で高額請求される悪質な契約トラブルも存在するため注意が必要です。契約全体のコストを最適化するための知識は、トナー代や保守費用を含めたランニングコストの見直しをチェックして武装しておきましょう。

業務効率化と経費削減を実現する最適なビジネス複合機の選び方

ここまで、1台の複合機で電話とFAXの2回線を賢く使い分ける方法から、2in1印刷（2アップ）や連続スキャンを活用した日々のコスト削減テクニック、そして古い機器のリスクやランニングコストの見直し方まで、現場の課題を解決するノウハウをお伝えしてきました。

「2in1 印刷 やり方」を覚えることや、「2in1 コピー 免許証」の手順を総務担当者がマスターすることは、明日からすぐに実践できる確実な経費削減の一歩です。しかし、どれほど従業員が工夫を凝らしても、ベースとなる機器のリース料金やカウンター料金が相場よりも高ければ、その努力は水の泡となってしまいます。

自社の働き方や印刷ボリュームにぴったり合ったスペックの機器を選び、適正な価格で契約を結ぶことが、真の業務効率化とコストダウンをもたらします。最新の複合機は省エネ性能が高く、立ち上がり時間も非常に早いため、電気代の削減や待ち時間の解消にも直結します。

現在利用している機器に不満がある方や、これから新しくオフィスを構える方は、まずは自社に合ったメーカーや機種の特徴を正しく知ることから始めてください。どのメーカーの機種がどんな業種に向いているのか、機能ごとの強みはどう違うのかについては、法人向け複合機リースおすすめ比較のメイン記事で分かりやすく整理しています。

「日々の紙詰まりのイライラから解放されたい」「起業にかかる初期費用を極限まで抑えたい」「見積もりを取って現在の高いリース料金を適正価格に下げたい」とお考えであれば、迷わず専門の販売代理店に相談することをおすすめします。

豊富な導入実績を持ち、格安のリース提案から面倒な回線工事のサポート、さらには万が一のトラブル時のスピード対応まで一貫して任せられる優良業者を選ぶことが、オフィス環境を快適にする一番の近道です。無駄な経費を削り、本業に集中できるスマートなオフィス環境を今すぐ手に入れましょう。

まとめ：複合機を用いた2回線運用と経費削減のポイント

• ビジネスには複合機1台で電話とFAXの2回線を使い分ける構成が最適である
• 音声とデータを分けることで顧客からの電話の機会損失を完全に防ぐ
• 1回線での自動鳴り分け設定は業務停滞のリスクが高い
• 光回線の追加番号を活用すれば2回線目の基本料金負担はわずかである
• 機器の集約によりオフィスの省スペース化と保守管理の手間を削減できる
• PC-FAX機能の併用で迷惑FAXによる無駄な印刷コストを排除できる
• 2in1印刷は2ページ分を1枚の用紙に割り付ける有効な経費削減策である
• 2in1の活用により1枚あたりのカウンター料金と用紙代を半減できる
• IDカードコピー機能を使えば免許証の表裏も1枚に簡単に集約可能である
• ADFを利用した連続スキャンで大量の紙資料のデータ化が加速する
• 2in1印刷と両面印刷の組み合わせは究極の用紙削減テクニックである
• 古い機器で頻発する紙詰まりは従業員の時間とモチベーションを奪う
• ビジネス用複合機の法定耐用年数は5年であり寿命の目安となる
• 移転や起業のタイミングはリース料金やカウンター単価を見直す好機である
• 最適なコスト削減を実現するには複数社での相見積もりが必須である

記事の客観的根拠・参考資料（一次情報源）

本記事におけるペーパーレス化や機器の寿命、コスト削減の重要性に関する解説は、以下の公的機関が発表している信頼性の高いデータを根拠に構成している。

• 企業のペーパーレス化や通信環境のデジタル化（インターネットFAX等）に関する最新の実態データ
  （出典：総務省『情報通信白書』）
• 事務機器・通信機器（ビジネス用複合機など）の法定耐用年数および減価償却に関する公式基準
  （出典：国税庁『主な減価償却資産の耐用年数表』）
• 中小企業のIT導入・経費削減（OA機器の入れ替え等）に向けた取り組みの実態と支援策
  （出典：中小企業庁『中小企業白書』）